Come archiviare i documenti aziendali - La guida completa

Sei un piccolo imprenditore e vuoi iniziare a creare le tue regole.

Non ti piace essere governato da un contabile o CPA, quindi perché dovrebbero esserlo i tuoi dipendenti? La buona notizia è che non devi lasciare che lo stato gestisca tutto: in realtà hai molto controllo sui tuoi affari. Il sito URL ha dedicato un file speciale all'argomento. Archiviazione di documenti aziendali: la guida completa Che tu sia un trader singolo o un'intera azienda, spesso è più facile fare affari quando tutti i soggetti coinvolti sono sulla stessa pagina.

Ecco alcune linee guida importanti da seguire quando si archiviano documenti aziendali.

Determina lo scopo dell'archiviazione e il suo impatto sul servizio clienti.

Uno dei più grandi errori commessi dalle nuove imprese è l'archiviazione frettolosa dei documenti aziendali.

Sebbene sia comprensibile che tu voglia essere efficiente, devi considerare l'impatto a lungo termine delle tue azioni. Il sito Date un'occhiata al sito che qui ha dedicato un apposito file sulla vicenda.

La verità è che posticipando i tuoi documenti aziendali a una data successiva, stai effettivamente risparmiando denaro per la tua azienda a lungo termine. Sebbene sia comprensibile che non ti piaccia aspettare per completare i documenti, devi renderti conto che l'impatto futuro delle tue azioni sarà di gran lunga maggiore dell'impatto delle azioni di oggi. Quanto dureranno i risparmi? Alla fine, sono i tuoi soldi.

Se decidi di gestire i tuoi documenti aziendali internamente, avrai molto più controllo su come viene gestita la tua attività. Avrai il vantaggio di sapere esattamente dove si trovano i tuoi documenti aziendali in ogni momento e dove dovrebbero essere conservati. Avrai anche il vantaggio di poter cercare i documenti aziendali in modo rapido e semplice da qualsiasi computer nel tuo ufficio o in quello dell'azienda.

In questo modo sarà molto più facile per te trovare i documenti di cui potresti aver bisogno in qualsiasi momento. Quando sei in-house, puoi anche decidere di utilizzare un servizio di archiviazione professionale.

Sia che tu decida di gestire i registri della tua azienda internamente o esternalizzare questa attività, è importante che tu comprenda l'impatto che le tue azioni avranno sulla crescita futura e sul successo della tua attività. Prima di iniziare a depositare documenti aziendali, è una buona idea chiedere consiglio al proprio commercialista o consulente legale sull'opportunità o meno di conservare i documenti aziendali al di fuori della propria attività.

Se decidi di esternalizzare questo compito, è una buona idea trovare un'azienda specializzata in questo tipo di archiviazione.

Un buon punto di partenza è il Programma C e il Programma E per le organizzazioni senza scopo di lucro. Se la tua azienda è una società di persone o società a responsabilità limitata, dovrai presentare le dichiarazioni annuali e di fine anno solare per la società di persone o società a responsabilità limitata. Capire come archiviare questi tipi di documenti ti aiuterà a rimanere organizzato e a concentrarti sulla gestione delle finanze della tua azienda. Mentre dovresti sempre archiviare i tuoi documenti aziendali in modo tempestivo, è importante non microgestire la tua attività. Dovresti lasciare i tuoi dipendenti a badare a se stessi e lasciare che archivino i propri documenti, se necessario. Quando si decide quali documenti aziendali archiviare per primi, è utile tenere presente che più informazioni contiene un record aziendale, più è probabile che sia accessibile all'IRS. È una buona idea archiviare i documenti della tua azienda nello stesso posto in cui li conserverai. In questo modo sarà molto più facile per te trovare le informazioni di cui hai bisogno quando le cerchi. Ricorda che l'IRS ha requisiti di archiviazione specifici per documenti aziendali come dichiarazioni di guadagni, operazioni di borsa e W-2. Assicurati di conoscere questi requisiti e archivia i tuoi documenti aziendali come richiesto dalla legge.

Scegli la forma giusta per il lavoro da svolgere e apporta le modifiche necessarie.

Quando si archiviano i documenti aziendali, è importante utilizzare il modulo corretto. L'IRS utilizza molti moduli diversi, quindi è importante sapere quali moduli devi compilare. Se stai depositando una società di persone o una società C, è importante sapere quali documenti sono richiesti dal modulo. Ci sono diversi modi per farlo. Puoi visitare il sito Web dell'IRS e scegliere da un elenco di diversi moduli utilizzati dall'IRS. Puoi anche chiamare la linea di informazioni dell'IRS al numero 1-800-829-1040 e chiedere un rinvio per il modulo appropriato. Puoi anche verificare i requisiti del modulo con il tuo governo statale o locale. Assicurati di comprendere i requisiti specifici del tuo stato o della tua comunità locale. Ci sono diversi modi per farlo. Puoi visitare il sito Web dell'IRS e scegliere da un elenco di diversi moduli utilizzati dall'IRS. Puoi anche chiamare la linea di informazioni dell'IRS al numero 1-800-829-1040 e chiedere un rinvio per il modulo appropriato. Puoi anche verificare i requisiti del modulo con il tuo governo statale o locale. Assicurati di comprendere i requisiti specifici del tuo governo statale o locale. Uno dei più grandi errori commessi dai nuovi imprenditori è non apportare le modifiche necessarie ai propri documenti aziendali. Quando lavori in-house, devi assicurarti che ogni documento sia archiviato a norma di legge e che tu tenga registri accurati. Quando lavori in-house, puoi anche scegliere di utilizzare un servizio di archiviazione professionale. Archiviazione documenti aziendali: la guida completa

In sintesi

Più sei organizzato, meno è probabile che l'IRS si impossessi e esamini i tuoi documenti aziendali. Può farti risparmiare tempo e denaro a lungo termine. Quando sei un proprietario stipendiato, hai il controllo completo su come viene gestita la tua attività. In realtà hai molto controllo sulla tua attività. Puoi scegliere di gestire la tua attività in modi semplici o complessi. Il metodo semplice è più adatto per le piccole imprese con bassi costi operativi e scorte limitate. Il metodo complesso è più adatto a grandi aziende con obiettivi a lungo termine.