6 consigli per gestire una strategia di comunicazione di crisi per la tua azienda

Una crisi è un evento disastroso che rappresenta una minaccia imminente per la tua attività.

Una crisi può essere naturale, artificiale o prevedibile (come nel caso dei richiami di prodotto). Quando affronti una crisi, devi gestirla in modo efficace perché può portare alla perdita di reputazione e fiducia da parte di clienti, investitori, fornitori e partner.

Comunicare con gli stakeholder in tempi di crisi è una sfida, ma anche un'opportunità per le aziende di mettersi in luce. In questo post del blog, condividiamo sei suggerimenti su come sviluppare un piano efficace per gestire una strategia di comunicazione di crisi per la tua azienda.

Prima che la crisi colpisca

Una crisi può verificarsi in qualsiasi momento.

Solo perché la tua azienda non ha attraversato una crisi non significa che non puoi prepararti ad essa.

Un modo per essere preparati a una crisi è monitorare ciò che gli altri dicono del tuo marchio. Ad esempio, puoi tenere traccia delle menzioni della tua attività sui social media e negli articoli di notizie. Puoi anche utilizzare strumenti per eseguire l'ascolto e l'analisi del sentiment sulle interazioni del tuo marchio sui social media.

Questi sforzi di monitoraggio possono aiutarti a identificare potenziali problemi e rischi con il tuo marchio. È quindi possibile adottare misure per prevenire il verificarsi di una crisi.

Sviluppare un piano di comunicazione di crisi

Quando si verifica una crisi, devi essere pronto ad agire in modo rapido e deciso.

In alcuni casi, dovrai agire entro ore o addirittura minuti. Non puoi permetterti di perdere tempo in questa situazione.

Un piano di comunicazione di crisi è una parte essenziale della strategia di comunicazione di crisi di qualsiasi azienda. Questo piano fornisce istruzioni chiare su come rispondere a una crisi.

Indica inoltre chi è responsabile della gestione della risposta.

Il tuo piano dovrebbe essere rivisto e testato periodicamente. È uno strumento fondamentale che consente di rispondere alle crisi nel modo più efficace possibile.

Designare un unico punto di contatto

Durante una crisi, è necessario comunicare con molte parti interessate diverse, come investitori, media e clienti. Come gestirai tutte queste discussioni? E come saprai chi contattare? Se non hai un piano in atto, rischi di contattare le persone sbagliate o di perdere conversazioni. Inoltre, la persona responsabile di tutte le conversazioni può sentirsi sopraffatta e stressata. In questa situazione, questa persona potrebbe commettere errori e dire qualcosa di cui in seguito ti pentirai. La soluzione a questo problema è designare un unico punto di contatto per tutte le comunicazioni esterne. Questa persona è responsabile della comunicazione con tutte le parti interessate, inclusi giornalisti, investitori, clienti, fornitori e agenzie governative. Il punto di contatto unico garantisce che tutti comunichino con le persone giuste al momento giusto.

Usa i social media per ascoltare e monitorare

I social media sono un potente strumento per comunicare con i clienti e le parti interessate. Tuttavia, possono anche essere utilizzati per monitorare il tuo marchio e identificare potenziali problemi. Come farlo ? Il modo più semplice per monitorare il tuo marchio è creare e gestire una pagina aziendale sui social network più popolari, come Facebook, Twitter e LinkedIn. Assicurati di rispondere ai problemi dei clienti in modo tempestivo per evitare che le preoccupazioni si trasformino in crisi. Se vuoi portare avanti questa strategia di monitoraggio, puoi utilizzare gli strumenti di ascolto dei social media. Questi strumenti eseguono la scansione di Internet e raccolgono post sui social media relativi al tuo marchio, prodotto o settore. È quindi possibile visualizzare questi messaggi in dashboard online in cui è possibile esaminare, filtrare ed esportare i dati.

Comunicare regolarmente con le parti interessate.

Le crisi non avvengono dall'oggi al domani. Spesso puoi vedere i segni di una potenziale crisi in via di sviluppo se sai dove guardare. Uno dei modi per identificare potenziali problemi è comunicare regolarmente con le parti interessate: investitori, clienti, fornitori e altri soggetti correlati alla tua attività. Comunicando con queste parti interessate chiave, sarai in grado di identificare potenziali problemi prima che diventino crisi conclamate. Puoi anche utilizzare queste comunicazioni per affermare e rafforzare le tue relazioni con i principali attori della tua attività. La comunicazione regolare può assumere molte forme. Può assumere la forma di post sui social media, e-mail, aggiornamenti degli investitori, comunicati stampa o newsletter. Alcune aziende stanno persino sperimentando sistemi basati sull'intelligenza artificiale in grado di inviare notifiche regolari alle principali parti interessate.

Osservazioni finali

Gestire una crisi richiede flessibilità e creatività. Non puoi pianificare ogni scenario, ma puoi essere pronto a reagire quando si verifica una crisi. Il modo migliore per rispondere a una crisi è essere preparati. È necessario disporre di un piano per affrontare diversi tipi di crisi, come disastri naturali, richiami di prodotti, attacchi informatici, ecc. Se investi tempo ed energia nello sviluppo di una solida strategia di comunicazione in caso di crisi ora, ti risparmierai molti mal di testa e angosce in futuro. Una crisi è una situazione critica che colpisce la tua attività. Può danneggiare la tua reputazione e interrompere la tua attività, a volte in modo irreparabile.